各系：

为进一步做好学生档案，加强档案规范管理，现将2025届毕业生档案整理工作安排如下：

一、档案材料目录及相关填写要求：

（一）高中阶段档案：总份数填写为“1”份，且装订为一份；

（二）毕业生学习成绩总表：不涂改，不用手写材料。由学籍系统直接导出后加盖教务处公章；

（三）实习鉴定表：需原件，或复印件加盖系章亦可。指导老师签名、实习成绩等不得涂改；

（四）毕业生登记表：毕业生登记表需粘贴1寸彩色脱帽近照一张。班组鉴定、系意见栏，必须逐一认真填写，不能写“同意”、“同意上述意见”、“同意某某意见”或空白等。自我鉴定一栏要求至少写满篇幅的2/3，有超篇幅的可附页。曾用名，一般不填写，除非实在必要。无内容填写空格栏画上斜杠，如：“/”。落款日期统一填写：2025年6月30日；

（五）学生综合考评登记表：积分表里的“辅导员签章”需按学年签署；“系总支部意见”应为系总支书记签字，并加盖系党总支公章。签字时必须逐格签字，不得跨格；盖章时必须一学年一盖章；

（六）奖惩材料：由各系填写《闽北职业技术学院学生在校表现情况表》，盖各系部公章，可附各种荣誉或处分的原件或复印件；

（七）毕业生党、团组织关系：按院、系的党、团组织意见处理；

（八）全国普通高等学校毕业生去向登记信息：按招生就业处就业工作中心要求办理；

（九）高等学校毕业生档案转递单：按招生就业处就业工作中心要求办理。

（十）其他空白项：各系可根据实际情况添加项目。

二、档案袋填写及封袋要求：

（一）档案袋封面及其他材料必须用钢笔（碳素墨水或蓝黑墨水）或水芯笔认真填写，字迹工整，不得涂改；

（二）学生档案袋封面的填写工作，要求字迹书写工整，保持统一、整洁、美观。档案袋封面日期落款统一填写为：2025年7月1日；

（三）档案编号按学生学号填写，学号应写全，不可缩写或简写；

（四）系别、专业等严格按照教务部门要求填写全称，不可以缩写或简写；

（五）班级书写格式为：年级—班级，如：2025—1；

（六）档案封袋用专用封条平整粘贴袋口线扣处，扣线不可外露在粘贴纸外。待粘贴纸晾干后在上下页边处加盖学院公章各一至二印即可。

三、2025届毕业生档案花名册

按《闽北职业技术学院2025届毕业生档案花名册》样表填写。

四、档案移交要求

（一）为加强学生档案管理，预防出现不必要的漏洞或过失，加强监管落实责任。各系由学生科长负责管理、交接及汇报，其他部门由经办人负责指导、交接及汇报；

（二）各系毕业生档案及花名册整理完成后主动报告学工处、招就处，两处共同检查后方可移交；

（三）各系学生科移交毕业生档案必须办理移交手续，移交档案报表需一式两份，移交和接收部门各一份，并由相关部门负责人及经办人签字确认；

（四）各系毕业生档案花名册需上交学工处一份（提交电子版及系党总支盖章pdf版本）；上交给招生就业处就业工作中心的，则为可投递人才市场的完好档案及名册；

（五）对于档案材料部分缺失、学费未交、处分未解除等无法正常投档的毕业生档案，需按留校档案处理。此类学生档案由各系学生科整理成册后移交学院档案室；

（六）凡是未取得毕业生资格的（如自动退学等）学生高中档案，各系学生科整理成册后移交学院档案室，统一按留校档案处理；

（七）各系应在6月20日前完成档案创建工作，对于个别因客观原因无法按时完成的材料，根据实际情况操作。毕业生档案必须严格交由院档案部门或系内档案人员统一管理，辅导员手头不得自行遗留毕业生档案。

五、其他

其他有关毕业生档案工作，参照《闽北职业技术学院档案管理实施办法（试行）》执行。                   

院学生工作处

                               2024年5月16日